När vi träffade Karlskronaföretaget Svets & Smide i december förra året hade de just startat fas två i Produktionslyftets utvecklingsprogram och påbörjat ett par pilotprojekt med fokus på 5S och arbetsprocessen. När vi träffar dem i maj/juni, halvvägs genom programmet, kan man redan se märkbara resultat och effekter.
– Det är mycket jobb – men det ger mycket tillbaka. Vi är övertygade om att det vi bygger upp nu kommer att ge långsiktig effekt. Produktionslyftet har hjälpt oss att skapa en gemensam riktning, både i det dagliga arbetet och för vår framtida utveckling, säger Ulf Hagström, VD på Svets & Smide.
Till sin hjälp har Svets & Smide Produktionslyftscoacherna Bengt Gebert och Marko Vukic, som de träffar flera gånger i månaden, vilket Ulf beskriver som en särskilt viktig del i arbetet.
– De kommer in med ett utifrånperspektiv och mycket erfarenhet, men samtidigt är de väldigt bra på att anpassa metodiken till våra specifika förutsättningar. Det har hjälpt oss att ta tag i såväl vardagsnära problem som mer strategiska frågor.
Piloterna har snabbt gett resultat och konkreta effekter
Vad har då Svets & Smide gjort via Produktionslyftet det senaste halvåret?
– Vi valde att genomföra vår 5S-pilot i vår kap- och borrstation, som ofta är en nyckelpunkt i vår produktion men samtidigt en plats där det lätt samlas överflödigt material och där ordningen ibland brister. Det här området var väl lämpat som pilot då det är relativt avgränsat, men har stort genomslag på det dagliga arbetet, berättar Ulf.
För att skapa engagemang hos medarbetarna involverade man dem tidigt i processen. Istället för att ”städa upp åt dem” satte man ihop en arbetsgrupp med både operatörer och arbetsledare som tillsammans kartlade vad som störde flödet och vad som behövde förbättras. Därefter jobbade de mycket i workshops och gick igenom varje steg i 5S tillsammans:
- Sortera: Vad behöver vi verkligen ha här?
- Systematisera: Var ska varje verktyg och komponent ha sin plats?
- Städa: Hur skapar vi en ren grund att jobba från?
- Standardisera: Hur ska ordningen hållas?
- Skapa vana: Hur påminner vi oss själva och varandra om att följa det?
– Vi märkte snabbt att när de som jobbar på platsen själva var delaktiga i att bestämma utformningen, ökade ägarskapet och viljan att hålla efter, berättar Ulf.
Redan inom några veckor kunde företaget se positiva resultat, såsom:
- Tidsvinster: Vi sparar tid genom att slippa leta efter verktyg o s v, svårt att bedöma hur mycket men frustrationen minskar tack vare att verktyg och material är lättillgängliga.
- Färre störningar: Genom bättre ordning minskade risken att t ex använda fel verktyg eller att verktyg försvann.
- Ökad trivsel och stolthet: Flera medarbetare uttryckte att de ”fick bättre arbetsro” och att det blev lättare att hålla rent och snyggt.
Parallellt med 5S-arbetet har Svets & Smide lagt stort fokus på att kartlägga och förbättra hela arbetsprocessen – från det att en kundförfrågan kommer in, till dess att de levererar en färdig produkt. Syftet är att skapa ett mer strukturerat, förutsägbart och kvalitetssäkrat arbetssätt.
Detta arbete har bedrivits i en tvärfunktionell grupp där representanter från sälj, produktion, projektledning och kvalitet deltagit.
– Vi har använt oss av värdeflödesanalyser och interna workshops för att identifiera var flaskhalsar, informationsbrister och dubbelarbete uppstår. Ett centralt verktyg i detta arbete har varit införandet av checklistor för varje steg i processen, berättar Ulf.
Svets & Smide ser flera tydliga förbättringspotentialer och effekter av detta arbete, såsom minskade missförstånd och omarbetningar, snabbare flöde, ökad kundnöjdhet och bättre intern kommunikation.
Avvikelsehantering en viktig del i förbättringsarbetet
Utöver piloterna har Svets & Smide under året lagt ett ökat fokus på avvikelsehantering som en integrerad del av förbättringsarbetet. Ulf berättar mer:
– Målet har varit att gå från att “släcka bränder” eller att bara prata om allt vi skulle vilja göra till att systematiskt dra lärdom av det som inte fungerat – oavsett om det gäller internt eller externt.
För att få medarbetarna med sig i detta har man fokuserat på tre saker:
- Tydliggöra syftet: Vi har varit noga med att förklara att avvikelser inte handlar om att ”peka finger”, utan om att förstå grundorsaker så att vi kan förbättra våra arbetssätt.
- Sänka tröskeln för att rapportera: Vi har infört enkla digitala formulär där det går snabbt att skriva upp en avvikelse direkt vid arbetsplatsen.
- Återkoppling: Ett viktigt steg har varit att säkerställa att alla som rapporterar något får återkoppling på vad som hände sedan. Det ökar känslan av att det man säger faktiskt leder till något.
Utöver detta har man även infört regelbundna förbättringsmöten där man går igenom inrapporterade avvikelser och ser på trender, återkommande problem och förbättringsförslag – tillsammans med både produktion, teknik och kvalitet.
Redan nu har det ökade fokuset på avvikelsehantering börjat ge märkbara effekter, såsom:
- Fler rapporterade avvikelser – vilket vi ser som något positivt, då det tyder på en mer öppen kultur. Vi ser nu mönster och felkällor som tidigare inte kommit fram.
- Snabbare åtgärder – i flera fall har vi kunnat åtgärda brister i rutiner eller maskiner inom dagar istället för veckor.
- Ökat ägarskap hos personalen – många medarbetare uttrycker att de känner att deras observationer tas på allvar och att de kan påverka hur vi jobbar.
Vad säger då coacherna om Svets & Smides arbete?
– Alla i företaget har blivit involverade i 5S- och förbättringsarbetet vilket innebär att det arbetas med systematisk ordning & reda på alla arbetsplatser nu. Avvikelser som uppstår i det dagliga arbetet tas på allvar och åtgärdas så snabbt som möjligt, berättar Bengt, och fortsätter:
– Förutom de uppenbara förbättringarna man ser rent visuellt med en mycket högre grad av ordning så märks det på personalens engagemang att alla tycker detta är bra. Även styrgruppen, som alltid varit engagerad, vittnar om att personalen är väldigt taggad på detta.
Ulf instämmer och berättar mer.
– Produktionslyftet har hjälpt oss att ta ett helhetsgrepp om hur vi jobbar – inte bara i produktionen, utan även i gränssnitten mellan funktioner som sälj, teknik och kvalitet. Vi har börjat bygga en starkare förbättringskultur, där vi jobbar mer systematiskt, datadrivet och involverande.
Text & foto: Karin Andersson, Techtank
Svets & Smide är ett av medlemsföretagen i Techtanks industrikluster. Techtank, som är IUC-nätverkets partner i Blekinge, kommer att följa Svets & Smides resa i Produktionslyftet. Denna tredje artikel handlar bl a om resultat och effekter av pilotprojekten. Vi återkommer med ytterligare artiklar längre fram!